如何策劃一個成功的線下活動?

導讀

活動策劃是提高市場占有率的有效行為，一份可執行、可操作、創意突出的活動策劃案，可有效提升企業的知名度及品牌美譽度。活動策劃案是相對于市場策劃案而言的，嚴格說它們同屬市場策劃的兄弟分支，活動策劃、市場策劃是相輔相成、相互聯系的。市場策劃和活動策劃都從屬于企業的整體營銷思想，活動策劃案應遵從市場策劃案的整體思路，才能夠使企業保持一定的市場銷售額。

前提條件：小型活動，20-200人，預算5000以內。

1、首先Check List

1)定下時間;

2)確定預算;

3)確定場地;

4)演講者;

5)報名渠道;

6)發布通知;

7)活動通知格式;

8)現場人員名單;

9)物料清單;

10)現場時間表;

11)拍照注意;

12)禮物;

13)活動策劃;

14)志愿者;

15)PPT(keynote)。

2、其次細化活動方案

1)時間

跟議論文一樣，時間地點人物時間。定下時間，選擇地點，預估人數，開始篩選和談場地。

考慮講師時間、同事時間、公共節假日時間、場地是否有空…… 綜合上面之后，確定時間。

確定活動時間為2小時，還是3小時。當然活動一般會延時，一般是半小時到1小時。

2)預算

跟老板談談，跟同事問問，若有免費資源，一定用上。

比如免費贊助食物，免費提供場地，免費贊助小禮物等等。這樣同樣5k能做更多事情。

討論一次后，也就知道哪些是不能省略的錢，哪些可以靈活。

是否開發票，發票是否另外加7%稅點，是否要定金，現場支付還是提前付款等，提前問。

3)場地

是否能幫你收快遞，現場Wifi，麥克風，投影能不能用。現場吵不吵?電源插座夠不夠?

空調能用不?能不能放你們的海報、易拉寶?

場地放是否提供免費食物?他們是否有人協助你們?還是只有場地，你們自己搞定其他的。

從正門開始，是否能有指示牌?避免你的用戶找不到?

場地是否很有名?**量是否很大，是否會有該場地游客加入你們活動。

該場地是否有微信、微博等等，是否愿意替你們宣傳推廣活動，這個可以帶來更多流量。

場地負責人的微信、手機號碼是?

若不能自己前去看場地，請他們把場地照片發給你。看一次比較有感覺。

現場也知道東西怎么放最合適了。

4)演講者

他們是否有不靠譜前科?會不會準時到達?

他們PPT在活動前檢查一次，以防奇怪的事情發生。

他們用mac還是win，是否需要投影儀?

他們的微信或者微博賬號是?這在活動宣傳時候，需要@ 給他們。

主持人可以把演講者社交賬號讀一次，加深了解，介紹時候跟親切人文。

活動前向演講者把所有PPT要到，演講完畢放入分享。方便參加者獲取。

5)報名渠道

可以用很多地方宣傳推廣，但是報名的link只能一個。

我個人推薦用Google form去登記和統計報名。

但若全部用豆瓣或者微博活動統計，也可以。總之就是一個統計數據。

避免重復報名，多次統計，發郵件通知也容易出問題。

另外，報名時候可以做小信息收集的。他們常用APP是?怎么知道你們的?有無建議等等。

后臺可以看到報名人郵箱和社交賬號，對社交大賬戶可以特別留意一下。

6)發布通知

同上，場地是否可以通知，是否在場地提前張貼海報?

是否還有友情渠道可以通知?

自家那些渠道可以通知?

包括但不限于：短信、郵件、微信、微博、G+、博客、專欄、線下告知……

通知時間(示例)：2014年3月29日上午9：00—上午11：00

地圖搜索有數據過期概率，請一定詳細指明路線。地點一定配地圖指示圖，告知最近地鐵口，比如：B口出，左拐，看到XX大廈，樓下即是

若需要公交換乘，請詳細標注，并指示問路電話。

報名成功后通知一次，活動前3天再通知一次。

另外，活動通知發出后，給演講者看看。某些演講者會順手轉發一下，能帶來不少**。

微信、微博發送，然后戳link直接報名。可以用問卷網收集數據。

Google form、活動行、友付、vasee、豆瓣同城、微博同城，做活動發布都不錯。

另外，書是死的，世界是變化的。現場一定要靈活使用。

比如市場調查類的活動，就不要到處發通知。先自己公司內部微信、email通知，短信通知，最后再微博通知，最后若人數實在不夠，再公眾通知。這樣能保證得到自己相關用戶參加，而不是一堆無關人員，甚至是競爭對手跑來參加。

7)活動通知格式

按照標準方式去寫，時間地點人物事件。

讓人30秒內能判斷，這個活動是否值得參加。

不要太文藝腔，過度聯想美化。

時間表，地點，演講內容簡介等等干貨放前面。

用自己語言多描述一下演講者，只寫XX公司XX職位，容易讓職務普通人，失去關注度。

而且牛叉公司牛叉職務，可能讓人以為言辭無趣講套話，而不來參加。

用心寫語言，能吸引到不同的受眾。

“討論APP設計原則，快速迭代方式”

“48小時持續熬夜改設計暗黑歷程”

“愛改需求的產品經理 VS 敏捷開發工程師”

“設計師分享：怎樣高效和工程師溝通”

同一件事用不同方式去表達，會吸引到不同的受眾。

8)現場人員

確定那些是必須提前來的人。提前1小時到達。

準備物料，檢查細節，準備簽到物質，跟場地方溝通。

如果現場提供食物，提前1小時點餐，現場人到達后直接開始使用食物，避免等待浪費時間。

明確分工，雖然可以互相照應，有明確分工，更能檢查。

拍照的，實時微信群互動的，微博更新的，簽到的，發禮物的，傳遞話筒的……

9)物料

常見物料有：海報、現場小禮物、簽到表、簽到筆(大量)、易拉寶、零食、攝影儀、相機……

不少物料需要提前快遞到場地，需要場地方簽收。

有些需要提前張貼，比如海報。

10)現場時間表

不要拖時間，有些場地有下一場活動，延時會耽誤另一個人。

有些場地按照時間計算，延時需要另外計費。

另外，延時會導致用戶提前離開，效果也不好。

嚴格按照時間表來，若調整，再計算一次時間。用電腦或者平板給演講者倒計時。

并在最后5分鐘、1分鐘，倒計時提醒。

11)拍照注意

拍到現場活動標志。

拍到演講者和PPT

拍到提問者。

拍簽到場面、拍接受禮物、拍離開時候跟演講者繼續追問和換聯絡方式。

盡量早邀請大家一起拍合影。后面很多人走了。如果有橫幅，可以拍一起在橫幅或者海報下合影。

拍一些花絮和小場景特寫。

這些后期寫活動總結和新聞時候能用到。

12)禮物

帶走的禮物我重點推薦：貼紙，t恤。

現場互動的小禮物，我推薦書籍和零食。

禮物不僅僅是用來溝通感情，重點是廣告和傳播效果。

如果能把你的標志貼在電腦上，帶到各個地方，這個傳播效果有多好。

我看過幾個網絡媒體記者把小米貼紙貼在自己mac上。

那個貼紙挺好看的。雖然我不用小米手機，也仔細看了很久。

千萬別在丑購物袋上印刷 XXX公司。

要有特色，希望那些愛自拍愛炫耀的網絡控，能帶回去，能傳播，能給別人看。

最好是貼紙、t恤，這個定制不貴，而且傳播效應好。

其次是帽子、杯子，這能用很久。

再次是手環、明信片等等，這個大部分情況下都會被丟棄，就現場圖個意思。

無論選那種，請一定要好看。不好看只會被當睡衣用，或者直接丟掉。

另外對其他公司贊助的禮物，不要抱太大希望。一般都是公司無用廢棄品，賣不掉的東西之類。筆啦，電吹風啦，充電器啦，U盤，圓珠筆之類。

當然有比沒有好，能加深場內互動效應。提問者得到禮物當鼓勵，挺讓人高興的。

好看玩偶非常有傳播效果，但是也比較昂貴，一個好玩偶可能需要100左右成本。

即使是糖膠小人，好的定制價格在30元左右。另外糖膠比較小，不如給大大禮物比較有效果。

小零食，巧克力，棉花糖也不錯，如果有人提問，給他們區域撒零食。

其他風車啦，氣球啦，風箏，勺子啦，包括洗潔精等等，都行。有禮物比沒有好。圖個意思。

如果事先沒有熟悉靠譜的商家，請一定不要去定制，你無法控制質量。

13)活動策劃

定下時間后，去掉演講、提問時間，余下來的時間可以策劃一些好玩環節。

如果希望臺下觀眾大家互相認識。可以搜破冰游戲。

可以單身交友，這個是大部分人感興趣環節。

可以讓大家分組討論。也可以現場5分鐘，大家輪流分享小故事。

也可以直接茶歇，所有人自動找自己感興趣的人去聊天。一切看你活動主題。

如果是某個節日慶祝主題，空余時間可能是大家一起玩游戲。

我常用的小方式，會讓所有人開始寫自己知道的APP，數量最多的送禮物。

另一次是所有人寫自己知道的程序語言，數量最多的贏。

這樣一群人會按照同一個主題，討論相關信息，互動最高。

若有現場姑娘提問，可以詢問是否單身，若是，可以贈送額外小禮物。

當然如果是戶外活動，空余時間大概是玩走扁帶，打繩結，回答技術問題等等。

14)活動方案確定

活動一般是多人一起舉辦，策劃方案提前跟隊友討論有助于避免盲點。也能提供更多信息。

建立個微信群，其他信息用G doc同步即可。

我辦過的活動，一般是3個人一起做，Check List大家一起看，有遺漏會提醒。

“責任到人”方式不適合動態活動，世事萬變，一個靠譜團隊更能適應變化做出成功活動。

一旦某人暫時不在，另外2個人能補充上。

團隊能一起教育和培養志愿者和新人。

15)志愿者

有很重要且不可替代的職務，比如：組織者、主持人。

也有一些活動，誰都能做，可以讓任何人5分鐘內加入幫助。

比如簽到啦，發小禮物啦，維持秩序啦。

這些可以從你的參會人員里面選擇，填寫報名表格時候詢問，是否愿意成為志愿者。

一般是10：1的概率，100個人參會，大概10個愿意當志愿者，最后大概有5個真的來當志愿者。

這個也跟組織有關系，公益，有趣，有公信力的組織，更容易獲得靠譜志愿者。

大學生是志愿者主力，但他們相對經驗較少，但時間更多。

在職2–3年的人員是第二主力，他們經驗豐富，一般參加跟工作相關的志愿者。

大牛很少成為志愿者，時間不夠。邀請他們來演講即可。

請志愿者填寫：姓名，電話，郵件，微信號，擅長領域。

每次活動前，指定志愿者XX，去做XXX的事情。方便3分鐘進入狀態。

若能填寫擅長領域，可以引導志愿者完成文案、海報、翻譯、報道撰寫等等工作。

每次線下活動，好好挖掘和培養志愿者，未來活動會越來越順利。

16)PPT(keynote)

記得盡量帶上自己組織標志，開頭和結束有大標志，結束頁面有聯絡方式。

盡量轉PDF，方便會后分享。

不要用XX公司業務介紹，那個格式PPT，太沒誠意。

頂尖運營小結：

對目標受眾的吸引力大小是活動推廣策劃成功與否的根本，一個好的活動一定會注重受眾的參與性及互動性。有的活動策劃會把公益性也引入活動中來，這本身既與報紙媒體一貫的公信力相結合，又能夠激發品牌在群眾中的美譽度。甚至活動的本身就具有一定的新聞價值，能夠在第一時間傳播出去，引起公眾的注意，最大限度地樹立起品牌形象。

本文轉載自“創意圈”