門店商品盤點(diǎn)，意在配合各門店商品管理方案的正確落實(shí)，加強(qiáng)連鎖藥店總部對門店商品管理的監(jiān)管控制，確保門店實(shí)物與電腦系統(tǒng)商品庫存的一致性，財(cái)務(wù)賬與商品賬的賬賬相符。
筆者經(jīng)常讓店長用一句話概括“盤點(diǎn)”，卻少有店長能夠說明白。
實(shí)際上，“盤點(diǎn)”就是找商品實(shí)際庫存和賬面(信息系統(tǒng))庫存之間的差異。詳細(xì)而言，連鎖藥店的門店商品盤點(diǎn)是檢驗(yàn)庫存管理是否到位的試金石，其目的是為配合各門店商品管理方案的正確落實(shí)，加強(qiáng)連鎖藥店總部對門店商品管理的監(jiān)管控制，確保門店實(shí)物與電腦系統(tǒng)商品庫存的一致性，財(cái)務(wù)賬與商品賬的賬賬相符。
盤點(diǎn)的分類與要求
一般而言，通過盤點(diǎn)希望達(dá)到如下目的：1.全面掌握目前門店的商品品種、數(shù)量及金額；2.通過盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)實(shí)盤商品數(shù)量與帳面金額的差異，掌握所有單品的損溢狀況，以便賬務(wù)處理，做到賬貨相符；3.有效地了解庫存合理性，洞察門店滯銷商品及不動銷商品，以便及時(shí)調(diào)整。
盤點(diǎn)的方式，可以分為定期盤點(diǎn)、交接盤點(diǎn)(店長調(diào)動或離職時(shí)盤點(diǎn))、財(cái)務(wù)部(防損部)不定期抽盤、區(qū)域經(jīng)理定期抽盤等。其中，定期盤點(diǎn)又可以分為日盤(門店在交接班營業(yè)中進(jìn)行商品動態(tài)盤點(diǎn)，同時(shí)包括50元以上貴重商品和易盜商品進(jìn)行盤點(diǎn))、月盤(門店每月31日進(jìn)行全部商品盤點(diǎn)，需要打印盤點(diǎn)報(bào)表)、年終盤點(diǎn)(門店每年度12月31日進(jìn)行年度商品大盤點(diǎn))等。
為確保盤點(diǎn)實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)，需要提出相應(yīng)要求：各門店須配備財(cái)務(wù)部統(tǒng)一發(fā)放的《盤點(diǎn)登記簿》，記錄每日盤點(diǎn)損益明細(xì)，由店經(jīng)理監(jiān)督并進(jìn)行簽字確認(rèn)，便于門店隨時(shí)備案查詢，及時(shí)調(diào)整。當(dāng)日如無任何差異，盤點(diǎn)登記簿同樣要求記錄無誤并簽字確認(rèn)。
以日盤為例，其步驟包括：
——門店員工在交接班營業(yè)中，即可開始對昨日動態(tài)商品及50元以上貴重商品進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)完畢，將所盤差異明細(xì)登記入《盤點(diǎn)登記簿》并注明原因及處理方法，并由店長簽字確認(rèn)。(參見附表一)
——根據(jù)《盤點(diǎn)登記簿》上記錄差異明細(xì)，并要求落實(shí)責(zé)任人，如差異為前日盤點(diǎn)時(shí)發(fā)生且同金額串號，則由當(dāng)日員工將差異傳真至區(qū)域經(jīng)理處，簽字確認(rèn)后于當(dāng)日調(diào)整。非同金額串號現(xiàn)象，則由區(qū)域經(jīng)理每月根據(jù)10元額度進(jìn)行審批調(diào)整，其他原因差異門店次日將差異傳真至營運(yùn)部，經(jīng)質(zhì)量部核實(shí)，財(cái)務(wù)部審批后進(jìn)行報(bào)損報(bào)溢處理。
——日盤點(diǎn)清單門店經(jīng)保管人員、店長簽字后留存，留存時(shí)效為1年。
再來看月盤，其流程分為：
——門店店長須在每月盤點(diǎn)日之前(8個(gè)工作日)及時(shí)處理調(diào)撥及退貨等流轉(zhuǎn)單據(jù)。
——每月31日營業(yè)結(jié)束后，門店封帳上傳所有數(shù)據(jù)并且打印兩套保管帳。打印的保管帳內(nèi)容為商品貨號、商品名稱、零售價(jià)金額及商品批號。一套庫存數(shù)量為空，另一套庫存數(shù)量為保管帳實(shí)數(shù)。
——每月31日將打印出數(shù)量為空的保管帳由店長分配給每個(gè)區(qū)域的保管人員進(jìn)行盤點(diǎn)工作。
——將所盤商品實(shí)數(shù)登記在保管帳單據(jù)上。
——盤點(diǎn)完畢，所盤人員須在盤點(diǎn)單據(jù)上簽字確認(rèn)。
——由店經(jīng)理指定人員將所盤保管帳與打印出有實(shí)數(shù)的保管帳進(jìn)行復(fù)核工作，復(fù)核完畢后將差異清單一一列明《盤點(diǎn)登記簿》。列明時(shí)間為每月31日，并要求門店全體員工簽字確認(rèn)。
——每月盤點(diǎn)中總差異金額在10元金額之內(nèi)，可由區(qū)域經(jīng)理簽字確認(rèn)后，門店于次月1日及時(shí)調(diào)整。并且將區(qū)域經(jīng)理簽字確認(rèn)后的調(diào)整單附在退貨登記簿后，以備門店自查及財(cái)務(wù)部待查。
——每月盤點(diǎn)中總差異金額大于10元，由區(qū)域經(jīng)理簽字確認(rèn)后，次月1日傳真至門管部。門管部統(tǒng)一做報(bào)損報(bào)溢單，門管經(jīng)理簽字確認(rèn)完畢將單據(jù)流轉(zhuǎn)至質(zhì)量部，經(jīng)質(zhì)量部審核后交于財(cái)務(wù)部。經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批后，根據(jù)該門店報(bào)損報(bào)溢額度酌情處理。
——每月盤點(diǎn)及年終盤點(diǎn)31日結(jié)束后，將盤點(diǎn)報(bào)告【后附盤點(diǎn)差異明細(xì)(注明差異原因)和9個(gè)月近效期商品催銷表】及時(shí)上繳至財(cái)務(wù)部，以便財(cái)務(wù)統(tǒng)一審核處理。
——月盤點(diǎn)清單門店經(jīng)保管人員、店長簽字后留存，留存時(shí)效為2年。
至于時(shí)下不少連鎖剛剛完成或仍在進(jìn)行的年終盤點(diǎn)，其程序包括：
——財(cái)務(wù)部擬訂年終盤點(diǎn)計(jì)劃，經(jīng)審核后簽發(fā)盤點(diǎn)通知，并負(fù)責(zé)召集總部各管理部門、各星級門店員工召開盤點(diǎn)會議后，展開年終盤點(diǎn)工作。
——財(cái)務(wù)部將對所有反饋盤點(diǎn)信息進(jìn)行差異整理，及時(shí)出具書面報(bào)告呈交總經(jīng)理。
——其他要求須同月盤流程。
對于店長因調(diào)動或離職時(shí)進(jìn)行的盤點(diǎn)，可按如下步驟推進(jìn)：
——人員調(diào)動或離職時(shí)，須由區(qū)域經(jīng)理到場進(jìn)行三方盤點(diǎn)。交接表格由財(cái)務(wù)部傳真至門店，盤點(diǎn)內(nèi)容包括門店存貨、備用金、營業(yè)款、手工帳、促銷費(fèi)、其他零星費(fèi)用及固定資產(chǎn)。
——盤點(diǎn)完畢，及時(shí)確認(rèn)并調(diào)整差異。盤點(diǎn)清單須交接人，接收人及監(jiān)交人三方簽字確認(rèn)。
——將差異原因在第二天傳真至門管進(jìn)行系統(tǒng)處理。處理完畢后，財(cái)務(wù)部于隔天進(jìn)行交接抽盤工作，在確認(rèn)無誤前提下確定交接完畢。
前序工作流程及時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求
門店間調(diào)撥流程及時(shí)間節(jié)點(diǎn)
——門管部收到門店間調(diào)撥單→開單開出預(yù)報(bào)單為兩個(gè)工作日。
——信息部根據(jù)開單調(diào)撥入庫預(yù)報(bào)于每天下午拉出門店提貨單與入庫單為一個(gè)工作日。
——調(diào)出門店收到提貨單、入庫單和調(diào)入門店收到物流隨貨配送單為五個(gè)工作日。
——門店間調(diào)撥商品截止每月的23日起開始票據(jù)流轉(zhuǎn)，才能確保每月31日門店正常下載，減少在途數(shù)據(jù)及手工賬的產(chǎn)生。
門店退貨流程及時(shí)間節(jié)點(diǎn)
——門管部收到商品退貨通知單→采購簽字確認(rèn)為一個(gè)工作日。
——開單開預(yù)報(bào)單為兩個(gè)工作日。
——物流拉提貨單為一個(gè)工作日。
——門店收到退貨商品提貨單→退貨商品隨貨同行回物流為七個(gè)工作日。
——物流驗(yàn)收上架為兩個(gè)工作日。
——門店收到驗(yàn)收單據(jù)的日期→電腦上看到出庫信息并且下載為五個(gè)工作日。
——門店退貨商品截止每月的13日起開始票據(jù)流轉(zhuǎn)，才能確保每月31日門店正常下載，減少在途數(shù)據(jù)及手工帳的產(chǎn)生。
門店召回流程及時(shí)間節(jié)點(diǎn)
——開單開出召回預(yù)報(bào)單的時(shí)間為接到質(zhì)量部、商品部的召回通知單后的兩個(gè)工作日。
——隨貨同行回物流后的工作流程同以上退貨流程為六個(gè)工作日。
——門店召回流程截止每月23日起開始票據(jù)流轉(zhuǎn)，才能確保每月31日門店正常下載，減少在途數(shù)據(jù)及手工帳的產(chǎn)生。
賬務(wù)的處理
賬務(wù)處理分為門店自行承擔(dān)損失及商品報(bào)損。如為保管人工作失職保管不當(dāng)?shù)模▉G失、毀損、過效期等原因引起的損失，由過失責(zé)任人全額賠償。
商品報(bào)損分為正常和非正常報(bào)損。(注：動銷商品報(bào)損前提為門店盤點(diǎn)登記簿的檢查備案，如發(fā)現(xiàn)門店盤點(diǎn)登記簿每天無差異情況，財(cái)務(wù)部將不允許做報(bào)損處理)。
前者指門店因意外發(fā)生被盜、火災(zāi)等突發(fā)事件或藥監(jiān)抽檢而造成的商品損失，店長上呈專題報(bào)告，并填寫《財(cái)產(chǎn)、商品損耗/溢余報(bào)告表》(見附表二)上報(bào)財(cái)務(wù)管理部，財(cái)務(wù)部將進(jìn)行審核后酌情處理。后者的非正常因素包括：如報(bào)損原因不祥的，在公司允許報(bào)損額度內(nèi)的(門店當(dāng)月零售價(jià)總額的萬分之五計(jì)算)，經(jīng)審批后財(cái)務(wù)部做報(bào)損處理。超出部分按零售價(jià)金額進(jìn)行賠償，門店店員賠償存貨價(jià)值的50%，門店負(fù)責(zé)人賠償50%。3個(gè)月近效期內(nèi)商品，一律不得作報(bào)損處理。特別要提醒的是，報(bào)損額不得按季度累計(jì)。對于報(bào)溢的商品，經(jīng)審批確認(rèn)后，財(cái)務(wù)部要做報(bào)溢處理。
考核扣罰制度
存貨管理第一負(fù)責(zé)人為門店店長，在店內(nèi)對存貨的監(jiān)督保管應(yīng)起到真實(shí)、合理、有效的作用。
財(cái)務(wù)部將對門店管理部負(fù)責(zé)人及各區(qū)域經(jīng)理進(jìn)行門店盤點(diǎn)制度一級培訓(xùn)。由區(qū)域經(jīng)理對門店經(jīng)理進(jìn)行二級培訓(xùn)，門店經(jīng)理對各門店員工進(jìn)行終極培訓(xùn)。培訓(xùn)須有書面記錄，并且要求歸檔處理。
各區(qū)域經(jīng)理對所管轄區(qū)域門店進(jìn)行定期抽查，如發(fā)現(xiàn)實(shí)物與保管帳差異且不符合《門店盤點(diǎn)管理辦法》，須責(zé)令在規(guī)定時(shí)間內(nèi)整改。
財(cái)務(wù)部將對所有門店進(jìn)行不定期盤點(diǎn)抽查及考核。如盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)沒有按照盤點(diǎn)管理辦法規(guī)定日盤，盤點(diǎn)后差異未進(jìn)行檢查與落實(shí)。所抽盤差異扣罰第一責(zé)任人為門店店長50%，店員50%。區(qū)域經(jīng)理將承擔(dān)連帶責(zé)任。
在月盤、年盤及抽盤過程中發(fā)現(xiàn)門店近效期商品(3個(gè)月)及過期商品的，店長承擔(dān)商品總零售價(jià)的50%，質(zhì)量員承擔(dān)30%，營業(yè)員承擔(dān)20%。區(qū)域經(jīng)理抽盤過程中發(fā)現(xiàn)串號商品未及時(shí)調(diào)整現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)一次對門店店長處以20元罰款(同門管部現(xiàn)場考核制度1點(diǎn))，二次以上加倍扣罰;門管部、財(cái)務(wù)部抽盤過程中發(fā)現(xiàn)串號商品未及時(shí)調(diào)整現(xiàn)象，將對區(qū)域經(jīng)理處以100元罰款，二次以上加倍扣罰。區(qū)域經(jīng)理抽盤過程中發(fā)現(xiàn)門店未及時(shí)進(jìn)行日盤及月盤，發(fā)現(xiàn)一次對門店店長處以40元罰款，二次以上加倍扣罰;門管部、財(cái)務(wù)部如發(fā)現(xiàn)門店未及時(shí)進(jìn)行日盤及月盤，將對區(qū)域經(jīng)理處以100元罰款，二次以上加倍扣罰。如發(fā)現(xiàn)門店盤點(diǎn)金額總差異連續(xù)兩個(gè)月在500至1000元之內(nèi)的，區(qū)域經(jīng)理將直接扣罰總差異的50%。如發(fā)現(xiàn)門店盤點(diǎn)金額總差異連續(xù)兩個(gè)月大于1000元，區(qū)域經(jīng)理將直接扣罰總差異的50%并向總部管理部門呈交書面整改報(bào)告，并且直接影響對區(qū)域經(jīng)理的年終考核。
（中國藥店 作者：吳洪濤）
