1．談判的定義：
      “談判”，或有些人稱之為“協商”或“交涉”，是擔任采購工作最吸引人部分之一。談判通常是用在金額大的采購上，由于本公司是自選式量販廣場，采購金額很大，因此談判工作格外地重要。

        采購談判一般都誤以為是“討價還價”，談判在韋氏大辭典的定義是：“買賣之間商談或討論以達成協議”。故成功的談判是一種買賣之間經過計劃、檢討、及分析的過程達成互相可接受的協議或折中方案。這些協議或折中方案里包含了所有交易的條件，而非只有價格。

        談判與球賽或戰爭不同之點在于：在球賽或戰爭中只有一個贏家，另一個是輸家；在成功的談判里，雙方都是贏家，只是一方可能比另一方多贏一些，這種情況是商業的常事，也就是說談判技巧較好的一方理應獲得較多的收獲。

 1．談判的目標：
在采購工作上，談判通常有五項目標：
（1）為相互同意的質量條件的商品取得公平而合理的價格。
（2）要使供貨商按合約規定準時與準確地執行合約。
（3）在執行合約的方式取得某種程度的控制權。
（4）說服供貨商給本公司最大的合作。
（5）與表現好的供貨商取得互利與持續的良好關系。

2．平而合理的價格：談判可單獨與供貨商進行或由數家供貨商競標的方式來進行。單獨進行時，采購人員最好先分析成本或價格。數家競標時，采購人員應選擇兩三家較低的供貨商，再分別與他們談判，求得公平而合理的價格。

3．交貨期：在采購工作上交貨期通常是供貨商的最大問題。大多是因為：
（1）采購人員訂貨時間太短，供貨商生產無法配合。
（2）采購人員在談判時，未將交貨期的因素好好考慮。
　不切實際的交貨期將危害供貨商的商品質量，并增加他們的成本，間接會使供貨商的價格提高。故采購人員應隨時了解供貨商的生產狀況，以調整訂單的數量及交貨期。

4．供貨商的表現：表現不良的供貨商往往會影響到本公司的業績及利潤，并造成客戶的不滿。故采購人員應在談判時，除價格外應談妥合約中有關質量、數量、包裝、交貨、付款及售后服務等條款，及無法履行義務之責任與罰則。對于合作良好的供貨商，則應給予較多的訂單或其它的方式來獎勵畢竟買賣雙方要互利，才可維持長久的關系。

5．與供貨商維持關系：采購人員應了解任何談判都是與供貨商維持關系的過程的一部分。若某次談判采購人員讓供貨商吃了悶或大虧，供貨商若找到適當時機時，也會利用各種方式回敬采購人員。因此采購人員在談判過程中應在本公司與供貨商的短期與長期利益中，求取一個平衡點，以維持長久的關系。

6．談判的有利與不利的因素：談判有些因素對采購人員或供貨商而言是有利的或是不利的，采購人員應設法先研究這些因素：
（1）市場的供需與競爭的狀況
（2）供貨商價格與質量的優勢或缺點
（3）成本的因素
（4）時間的因素
（5）相互之間的準備工作

7．談判技巧：談判技巧是采購人員的利器。談判高手通常都愿意花時間去研究這些技巧，以求事半功倍，下列談判技巧值得本公司采購人員研究：
（1）談判前要有充分的準備：知已知彼，百戰百勝，成功的談判最重要的步驟就是要先有充分的準備。采購人員的商品知識，對市場及價格的了解，對供需狀況了解，對本公司的了解，對供貨商的了解，本公司所能的價格底線、目標、上限，以及其它談判的目標都必須先有所準備，并列出優先級，將重點簡短列在紙上，在談判時隨時參考，以提醒自己。
（2）談判時要避免談判破裂：有經驗的采購人員，不會讓談判完全破裂，否則根本不必談判，他總會讓對方留一點退路，以待下次談判達成協議。沒有達成協議總比勉強達成協議好。
（3）只與有權決定的人談判：本公司的采購人員接觸的對象可能有：業務代表、業務各級主管、經理、協理、副總經理、總經理、或董事長，看供貨商的規模大小而定。這些人的權限都不一樣。采購人員應避免與沒權決定事務的人談判，以免浪費自己的時間、同時可避免事先將本公司的立場透露給對方。談判之前，最好問清楚對方的權限。
（4）盡量在本公司辦公室內談判：在自己的公司內談判除了有心理上的優勢外，還可隨時得到其它同事、部門或主管的必要，支持同時還可節省時間與旅行的開支。
（5）放長線釣大魚：有經驗的采購人員知道對手的需要，故盡量在小處著手滿足對方，然后漸漸引導對方滿足采購人員自己的需要。避免先讓對手知道自己的需要，否則對手會利用此一弱點要求采購人員先作出讓步。
（6）采取主動，但避免讓對方了解本公司的立場：攻擊是最佳的防御，采購人員應盡量將自己預先準備的問題，以開放式的問話方式，讓對方盡量暴露出對方的立場，然后再采取主動，乘勝追擊，給對方足夠的壓力，對方若難以招架，自然會作出讓步。
（7）必要時轉移話題：若買賣雙方對某一細節爭論不休，無法談攏，有經驗的采購人員會轉移話題，或喝個茶暫停，以緩合緊張氣氛。
（8）盡量以肯定的語氣與對方談話：否定的語氣容易激怒對方，讓對方沒有面子，談判因而難以進行。故采購人員應盡量肯定對方，稱贊對方，給對方面子，因而對方也會愿意給面子。
（9）盡量成為一個好的傾聽者：一般而言，業務人員總是認為自己是能言善道，比較喜歡講話。采購人員知道這一點應盡量讓他們講，從他們的言談及肢體語言之中，采購人員可聽出他們優勢與缺點，也可了解他們的談判立場。
（10）盡量為對手著想：全世界只有極少數的人認為談判時，應趕盡殺絕，絲毫不能讓步。事實證明，大部分成功的采購談判都是要在彼此和諧的氣氛下進行才可能達成。人都是愛面子的，任何人都不愿意在威脅的氣氛下談判，何況本公司與良好的供貨商應有細水長流的合作關系，而不是對抗的關系。（11）以退為進：有些事情可能超出采購人員的權限或知識范圍，采購人員不應操之過急，裝出自己有權或了解某事，做出不應作的決定，此時不妨以退為進，與主管或同事研究或弄清事實情況后，再答復或決定也不遲，畢竟沒有人是萬事通的。草率倉促的決定大部分都不是好的決定，智者總是先深思熟慮，再作決定。
（12）不要誤認為50/50最好：有些采購人員認為談判的結果是50/50最好，彼此不傷和氣，這是錯誤的想法。事實上，有經驗的采購人員總會設法為自己的公司爭取最好的條件，然后讓對方也得到一點好處，能對他們的公司交待，因此站在好又多采購的立場，若談判的結果是60/40，70/30，或甚至是80/20，也就不會“于心不忍”了。

8．談判的十二戒：采購人員若能避免下列十二戒，談判成功的機會大增。
（1）準備不周
（2）缺乏警覺
（3）脾氣暴躁
（4）自鳴得意
（5）過分謙虛
（6）不留情面
（7）輕諾寡信
（8）過分沉默
（9）無精打采
（10）倉促草率
（11）過分緊張
（12）貪得無厭

9．供貨商的規模：供貨商的規模可以年營業額來區分：
10．供貨意愿：各種規模的供貨商其供貨意愿都不相同：
11．談判的項目：本公司采購人員經常必須談判的項目有下列諸項：
質 量 交 貨 期
包 裝 交貨應配合事項
價 格 售后服務保證
訂購量 促銷活動
折 扣 廣告贊助
付款條件 進貨獎勵

12．談判的策略：
（1）質量：質量的傳統解釋是“好”，或“優良”，對本公司采購人員而言，質量的定義應是：“符合買賣雙方所約定的要求或規格就是好的質量”。故采購人員應設法了解供貨商對本身商品質量的認知或了解的程度，管理制度較完善的供貨商應有下列有關質量的文件：
                  　　
                  　　產品規格說明書（PRODUCT SPECIFICATION）
                  　　品管合格范圍（ACCEPTABLE QUALITY LEVEL）
                  　　檢驗方法（TESTING METHODS）

采購人員應盡量向供貨商取得以上資料，以利未來交易，通常在合約或訂單上，質量是以下列方法的其中一種來表示的：
                  　　市場上商品的等級
                  　　品牌
                  　　商業上常用的標準
                  　　物理或化學的規格
                  　　性能的規格
                  　　工程圖
                  　　樣品（賣方或買方）
                  　　以上的組合

采購人員在談判時應首先與供貨商對商品的質量達成互相同意的質量標準，以避免日后的糾紛或甚至法律訴訟。對于瑕疵品或倉儲運輸過程損壞的商品，采購人員在談判時應要求退貨或退款。

（2）包裝：包裝可分為兩種：“內包裝”（PACKAGING），及“外包裝”（PACKING）內包裝是用來保護、陳列、或說明商品之用，而外包裝則僅用在倉儲及運輸過程的保護。在本公司自選式量販的營業方式，包裝通常扮演非常重要的角色。
外包裝若不夠堅固，倉儲運輸的損壞太大，降低作業效率，并影響利潤。外包裝若太堅固，則供貨商成本嗇，采購價格勢必偏高，導致商品的價格缺乏競爭力。
設計良好的內包裝往往能提高客戶的購買意愿，加速商品的回轉，國內生產的產品在這方面比較差，采購人員應說服供貨商在這方面改善，以利彼此的銷售。
基于以上的理由，采購人員在談判包裝的項目時，應協調對彼此雙方都最有利的包裝，否則不應草率訂貨。
對于某些商品若有銷售潛力，但卻無合適的自選式量販包裝時，采購人員應積極說服供貨商制作此種包裝，供本公司銷售。
（3）價格：除了質量與包裝之外，價格是所有談判事項中最重要的項目。本公司在客戶心目中的形象就是高質量低價格，若采購人員對任何其所擬采購的商品，以進價加上本公司合理的毛利后，若自己判斷該價格無法吸引客戶的購買時，就不應向該供貨商采購。
在談判之前，采購人員應事先調查市場價格，不可憑供貨商片面之詞，誤入圈套。如果沒有相同商品的市價可查，應參考類似商品的市價。
在談判價格時，最重要的就是要能列舉供就商產品經由本公司量販銷售的好處，這些好處包括：
（a）大量采購。（但不可一開始就告知公司可能訂購的數量，以免讓對方知道本公司的進貨能力，也就是說盡量以籠統的方式向供就商說明本公司的采購數量比一般連鎖的零售商大很多。）
（b）鋪貨迅速。（零售商、餐飲業、公司行號或機關團休主動到本公司進貨，可節省供貨商新產品或促銷品的鋪貨的成本，并加快鋪貨及流通的速度。供貨商并可派人到賣場示范解說，提高專業客戶的進貨意愿。）
（c）節省運費。（供貨商不必挨家挨戶送貨，通常可節省占營業額3－10％的倉儲運輸費用。）
（d）穩定人事，降低銷管費用。（供貨商不必再受業務人員流動率過高的困擾，因為本公司實施計算機作業，主動向供貨商訂貨及付款，供貨商可減少占營業額10－20％的銷管費用。）
（e）清除庫存。（供貨商可透過本公司快訊的促銷方式，將其滯銷品或庫存過高的商品迅速的出清庫存。）
（f）保障其市場。（本公司采行限制供貨商家數的政策，故一旦與本公司來往，其它競爭廠牌就被排拒在外，由于零售商或專業客戶都積極主動來本公司進貨，本公司銷售的商品其市場占有率會因而提高。）
（g）溝通迅速，并節省廣告費。（透過本公司快訊與專業客戶作最直接而有效的溝通，節省供貨商在其它廣告媒體的投資。）
（h）付款迅速，并減少應收帳款管理費用。（由本公司主動付款匯入供貨商銀行帳戶，減少供貨商應收帳款管理費用，并可規避倒帳的風險，以及避免倒帳貨外流的影響。）
（i）不影響市價。（由于顧客都是專業客戶，一般消費者沒有本公司會員卡無法來本公司購買，不會對市價造成影響。）
（j）外銷機會。（廣州市每年均有春季及秋季交易會，有大量國外買主會前來本公司量販廣場參觀，供貨商外銷機會大增。）
（k）齊步茁壯。（本公司在中國將逐步提高投資額，對中國流通業的現代化具有使命感與積極的承諾，供貨商可與本公司一齊成長，互蒙其利。）
價格談判是所有商業談判中最敏感的，也是最困難的項目，但愈是困難的項目，令人愈覺得挑戰性，這也是采購工作特別吸引人之處，本公司采購人員應體認這一點，運用各種談判技巧去達成這項艱巨的任務。

（4）訂購量：在本公司分店數仍少的時候，訂購量往往很難令供貨商滿意，所以在談判時，應盡量籠統，不必透露明確的訂購數量，如果因此而導致談判陷入僵局時，應轉到其它項目談。在沒有把握決定訂購數量時，采購人員不應采購供貨商希望的數量，否則一旦存貨滯銷時，必須降價出清庫存，因而影響利潤的達成，以及造成資金之積壓及空間之浪費。

（5）折扣（讓利）：折扣通常有新產品引進折扣、數量折扣、付款折扣、促銷折扣、無退貨折 扣、季節性折扣、經銷折扣等數種。有些供貨商可能會由全無折扣做為談判的起點，有經驗的采購人員會引述各種形態的折扣，要求供貨商讓步。
采購人員應向供貨商說明本公司的顧客都是零售商及專業客戶，換句話說專業客戶都是很會精打細算的，若供貨商的折扣數無法大到讓本公司的商品售價能吸引他們上門，就算我們向供貨商訂貨，這一關系也不可能會持久，這種交易反而不利于本公司的價格形象，故最好不要向該供貨商采購。

（6）付款條件：付款條件與采購價格息息相關，在國內一般供貨商的付款條件是月結30～90天左，采購人員應計算對本公司最有利的付款條件，對于慣于外銷的供貨商，一般的付款期限比較短，有的甚至要求現金。但這全憑采購人員的經驗與說服力。
在正常情況下，本公司的付款作業是在單據齊全時，按買賣雙方約定的付款條件。電匯匯入供貨商的銀行戶頭，這是本公司的一大優勢，因為一般國內的零售商在付款時，總是推三托四，找一大堆借口，延遲付款，造成供貨商財務調度的困難。

（7）交貨期：一般而言，交貨期愈短愈好，因為交貨期短，則訂貨頻率增加，訂購的數量就相對減，故存貨的壓力也大為降低，倉儲空間的需求也相對減少。至于有長期承諾的訂購數量，采購人員應要求供貨商分批送貨，減少庫存的壓力。
由于本公司計算機計算訂單數量的公式中，交貨期是個重要的參數，采購人員應設法與供貨商談判較短的交貨期，降低存貨的投資。

（8）交貨時應配合事項：本公司系超大型的貨倉自選商場，商品的進出量極大，若供貨商無法在送貨作業上與本公司密切配合，將使本公司的收貨作業陷于癱瘓。本公司的收貨月臺通常可容納十幾輛貨車，故收貨部門有專人按日期及時段安排供貨商交貨的時間。采購人員在談判時，必須很明確將此一作業方式向供貨商說明清楚，并要求供貨商承諾，否則日后一旦供貨商無法實現時，合作關系將大打折扣。

（9）售后服務保證：對于需要售后服務的商品，例如：家電產品、事務機器、計算機、手表、照相機等，采購人員最好在談判時要求供貨商在商品包裝內提供該項商品售后服務維修的單位名單（包括電話與地址）之保證單，以使客戶日后發現他所購買的商品須要維修時，能直接與附近商店連絡，免得本公司賣場人員疲于應付維修問題。
若采購人員是與水貨進口商談判時，必須要求水貨進口商提出有能力做好售后服務保證的證明，并在商品包裝內提供保證單，否則空口說白話，事情發生后，財務損失是小，本公司信譽損失是難以用金錢來衡量的。

（10）促銷活動：本公司快訊是本公司的一大武器，此一促銷利器在全世界各地都無往不利，但這全賴采購人員選擇的商品是否正確，以及售價是否能吸引客戶上門。在策略上，通常本公司會在促銷活動之前一兩周停止正常訂單的運作，而刻意多訂購促銷特價的商品，以增加利潤，除非采購人員無法取得特別的價格。
在促銷商品的價格談判中，采購人員必須了解一般供貨商的行銷費用預算通常占營業額的10－25％，供貨商不難由此預算拔出一部分作為促銷之用，比較常用的方法是多給相同商品免費贈品，例如買一打贈三瓶。

（11）廣告贊助：（ANDVERTISING CONTIBUTION）：為增加本公司的利潤，采購人員應積極與供貨商談判爭取更多的廣告贊助，本公司所指的廣告贊助，有下列幾項：
                  　　本公司快訊的廣告贊助
                  　　停車場看板的廣告贊助
                  　　購物車廣告板的廣告贊助
                  　　賣場標示牌的廣告贊助
                  　　端架的廣告贊助
其中以第一項“本公司快訊的廣告贊助”為最大。由于本公司快訊的印刷及郵寄成本很高，依國外量販店之經驗，約80％之成本系由供貨商來支付，采購人員應要求供貨商贊助此種費用，廣東省每年商業廣告費高達40億人民幣，供貨商通常都愿意由其廣告預算中拔出一部分作為本公司的廣告贊助。

（12）進貨獎勵（RETROSPECTIVE BONUS）：進貨獎勵與數量折扣是有區別的。進貨獎勵是一段時間達成一定的進貨金額，供貨商給予的獎勵，這是家電及某些行業慣用的行銷方式，而數量折扣是指單次訂貨的數量超過某一范圍時所給的折扣。
 依其它國家的采購人員的經驗通常都要求供貨商可給予進貨金額1－10％的進貨獎勵（以月、季、或年度計算），供貨商因業績之需求很樂意提供此種獎勵。此種獎勵對本公司之利潤提升大有助益，有些商品可能供貨商因種種原因不愿以低的價格供應時，采購人員為增加利潤，應積極與供貨商談判要求更高的進貨獎勵，但切忌為了爭取獎勵、而增加不切實際的采購數量，結果庫存壓力大增，甚至季節過后必須打折求售，這種情況采購人員不如不要進貨獎勵。
采購談判本身是很復雜的，因為談判對象、供貨商規模、談判項目都不同，但采購人員只要靈活運用以上所述的技巧與策略，在談判中將不難一一克服困難。經驗、機智、與毅力都是采購人員在談判中所須要的。