從2001年到2020年這20年間，連鎖零售企業發展突飛猛進。

但去年受全球新冠疫情影響，中國社零總額同比下降3.9%，其中，商品零售總額同比下降2.3%，為35.2萬億人民幣。

為應對疫情對市場帶來的沖擊，不少連鎖零售企業陸續將“私域運營”打造為企業增長的新抓手，以期破局突圍。

但對于大多數傳統連鎖零售企業而言，其本身在供應鏈上沒有生產、加工、制造等增值環節，利潤主要來自于企業的“采銷之差”。

因此，當“私域運營”助力連鎖零售企業“開源”試圖提高企業銷售收入時，如何在采購環節實現“節流”以降低企業采購綜合成本，規范采購工作，對于連鎖零售企業經營也起著至關重要的作用。而數字化采購給出了不同視角的答案。

企業數字化采購領導者甄云科技目前已助力國內外多家連鎖零售企業實現采購數字化轉型，本文通過對這些企業案例的深度剖析，給連鎖零售企業的采購數字化轉型提供參考。

01

俯瞰連鎖零售企業采購業務場景圖

連鎖零售行業本身巨大無比。從細分業態上看，有以“萬達廣場”為代表的購物中心業態，有以“王府井百貨”為代表的百貨業態，有以“大潤發”為代表的大賣場業態，有以“永輝超市”為代表的商超業態，有以“全家”為代表的便利店業態，甚至還有“鞋服零售”、“時尚零售”等等業態。

但無論哪種業態，核心運營模式都大體可以抽象為門店側與供應鏈側。門店是零售商與終端消費者的交匯場所，也是企業經營者擴張生意版圖的一種重要方式。供應鏈側則主要負責支持門店的正常運營，其中包括采購、質檢、倉儲、物流、調撥補貨等。采購作為供應鏈執行的起點，重要性不言而喻。甄云科技通過對永輝超市、愛嬰室、久久丫、好孩子、美凱龍等多家大中型零售連鎖企業的的調研，梳理出一份關于連鎖零售行業多維度、立體化的采購業務場景圖。

首先，從采購權限主體出發，連鎖零售企業為了獲得規模效應，實施以“集采為主、地采為輔”的組合方式滿足門店經營需求。

從采購的核心目的上分析，總體可以歸類為商品采購和企業運營性采購。

從采購物資品類分析，可以分為商品采購；以POS機、自助支付機器為代表的設備類采購；以貨架為代表的固定資產采購；以及為滿足門店擴張過程中工程采購。此外，門店存在耗材、包材等其低值易耗品的采購，主要特點是單筆金額低，但采購頻次高，這類采購被稱為長尾類采購。而促銷、保潔、日常維保、數字化咨詢等采購行為則劃為服務類采購。

從流程角度分析，連鎖零售的采購業務流程可以抽象為：從采購需求到尋源定商定價，再到合同簽訂，供應商基于訂單的履約，物流方的送貨，以及后續的財務對賬結算等。

從尋源定商視角分析，新品開發過程中，如果已有供應商無法滿足企業需求且采購金額超過基準線，則采用招標流程滿足合規要求；如果已有供應商能夠滿足需求，且過去的合作記錄良好，則可以采用詢價流程提高效率。

從業務交易主體分析，采購業務的另一端連接著供應商。統計發現，年營收10億的企業，采購金額大概占營收的10%-30%，常用供應商在180-200家左右，占整個供應商池子的30%。對于長期合作的供應商或戰略供應商而言，需要對供應商定期進行績效考核，以便更好激活供應商的配合度與積極性。

02 

實際業務情景-痛點-解決方案

甄云科技通過對連鎖零售客戶在項目實施階段的深入調研分析發現，采購在業務過程圍繞以下幾大情景產生痛點：

甄云科技在服務連鎖零售客戶時，探尋出滿足業務需求及可快速復制的解決方案。 

四大情景下，存在以下主要痛點：

情景一：采供雙方的往復溝通

痛點一：原始的溝通方式產生的效率問題

在定物定商定價的前提下，傳統的采購溝通方式為：首先，在ERP中按照占額配比下采購訂單PO，按照供應商維度進行導出，通過郵件的方式將訂單發送給不同的供應商；然后，通過電話的方式提醒供應商確認訂單，供應商確認訂單之后制定送貨計劃，與采購協商；最后，雙方基于協商結果開始訂單的交付。在整個過程中，溝通方式以“郵件為主，電話為輔”，且過程中大量重復性執行行為占用了采購的很大一部分時間，效率低下。

方案：在線交互，敏捷協同

數字化采購管理平臺（SRM）向前延伸對接OA系統，向后打通ERP，作為供應商與企業內部ERP的信息橋梁。企業采購訂單通過SRM分發給供應商，供應商在線確認訂單，并做送貨計劃，采購審批通過即達成一致。同時，基于專門的采購IM協同工具-即刻，實現一對多的實時在線溝通，架起PC系統與移動通訊工具（比如微信）直接的橋梁，以多格式溝通的方式擴大供應商管理半徑。

情景二：門店低值易耗品采購流程

痛點二：采購流程冗長

零售門店中的低值易耗品、標品標件通常采購頻次較高，但金額低，傳統的采購方式由采購部門匯總需求，統一采購，工作量大，訂單交付周期長。且需求方無法直接監控物流過程，采購方往往淪落為內部傳聲筒。

方案：自有供應商目錄化采購、電商式采購

采購方上收管理權限，下放執行權限。采購方在尋源結束之后確定供應商與供應商品價格，開放商品上架權限，采購人員審核確定。需求方在商城中按照需求自行采購，預算、庫存校驗通過即可形成采購申請單，在審批流結束之后由供應商配送，需求方可在線查詢物流進程。

其次，對于3C類采購、辦公用品類采購、MRO的采購可以引入第三方專業電商平臺，如：京東、蘇寧、得力、晨光、震坤行等。為需求方提供市場參考價格，toC級別采購體驗，極大提高采購效率。同時，發揮企業規模優勢，降低采購成本。需求方自行查詢物流進度，釋放采購時間。

情景三、結算過程中對賬數據不平

痛點三：紙質票據，采供雙方三單對賬操作過程繁瑣

在一個賬期尾聲，傳統的結算方式需要供應商線下通過郵件的方法發起請款申請。供應商的銷售訂單、送貨單、應收發票與采購方的采購訂單、入庫單、應付發票匹配，數據準確是雙方進入付款環節的重要依據。傳統對賬過程中，供采雙方經常因為數據不準確而產生分歧。

方案：采購全流程線上進行，系統自動對賬

從采購申請PR，到采購訂單PO，到供應商送貨，倉庫驗收入庫，到財務應付發票全部線上進行，系統自動完成對賬，對于差異數據高亮顯示，減少對賬時間，提高對賬效率與準確率。

情景四：門店擴張中的采購

痛點四：門店擴張過程中采購行為的重復執行

連鎖零售經常會有新開門店。新店的規劃到落地過程中涉及的采購業務復雜，采購品類多樣，采購部門需要重新對供應商下采購訂單，費時費力。

方案：采購套餐包，企業采購的“再來一單”

設置采購套餐包，在新店采購過程中對采購物資進行微調，刪繁就簡，提高采購效率。

痛點五：閑置物資浪費

連鎖零售企業門店之間會因為地理隔閡產生信息不對稱。存在A門店想要購買的某設備或者固定資產是B門店的富余物資或閑置物資，A門店在采購過程中無法對每個門店的庫存進行辨別判斷，或者無法斷定B門店物資使用狀態就會造成重復購買，給企業增加不必要的浪費。

方案：門店上架閑置物資，打造企業內部“咸魚”

有閑置物資的門店可以將物資上架企業商業，需求方可以通過內部交易的形式完成采購行為。

03

甄云連鎖零售企業的最佳實踐

隨著連鎖零售企業全渠道的市場戰略，營銷業務上升產生的壓力也會沿著供應鏈一環一環傳導至采購端，單一的人海戰術已經很難彌補采銷之間的斷層。

數字化采購成為連鎖零售企業升級采購業務的有效手段。甄云科技已與多家知名零售連鎖品牌攜手，打造出最佳實踐案例。

化繁為簡，一站式解決復雜采購

代表企業：某日化連鎖企業

“分公司-門店”組織架構及人員的變動頻繁，費用分攤難，審批流程復雜；總部-區域-城市-門店四層管理架構，逐級管理與總部垂直管理兼有，權限設置復雜；物流履約形式多樣，既有直配，也有倉轉配，計價方式也各不相同；采購品類有標品，也有定制；供應商類型多，集團統簽、區域統簽……

針對這一復雜的采購場景，甄云科技為其打造了統一的數字化采購管理平臺，梳理流程，重新設置權限；統一標準，規范操作；建立供應商指標體系，統一管理供應商；物資分類，匹配不同的采購策略。通過該平臺，企業所有層級和部門，在統一規范性，各司其職，在同一個標準下實現高效采購。

數據同步，強化多方協同

代表企業：母嬰用品連鎖企業

該企業以線下門店及電商平臺、移動APP、微信公眾號等多種渠道，專注為孕前0-6歲嬰幼兒家庭提供一站式母嬰產品和服。在國內市場，母嬰行業競爭激烈，產品更新快，尤其是線上渠道，實時反饋消費喜好，倒逼采購及時高效。因此，該企業一方面需要打通銷售與庫存的連接，另一方面，需要及時掌握供應商的新品推出節奏。

對此，其與甄云科技合作，基于數字化采購管理平臺，銷售、庫存等數據可共享，提升供應鏈的柔性水平；實現供應商自助上傳產品詳細的圖文資料及資質證書，企業在線實時審核，提升新品開發的效率。同時，憑借統一的采購合同管理平臺，實現合同擬制、審批、簽署全流程管理，合同簽署效率提升42%，加快了前后端的聯動。

數字化升級，提升尋源與驗收效率

代表企業：某連鎖超市

中國500強企業之一，網點遍布全國，采購規模龐大，供應商眾多，且更新頻率高，長期以來，依靠傳統的線下招投標模式尋源，保證金管理混亂；涉及驗收環節，則耗費大量人力物力精力，依然常常出現質量問題。

針對這些痛點，該企業上線了數字化采購管理平臺，通過招投標流程建立，解決了線下評標工作量大、招標公告發布渠道少、保證金管理混亂等問題，提高了評標人員工作效率，擴大了招標輻射范圍，并使得保證金管理有源可循。同時，解決了線下驗收、線下結算，人工對賬等問題，提高了驗收憑證入賬的及時性。通過系統生成工程成本憑證及供應商對賬申請工程款，提高財務核算部門入賬及工程款結算效率。

寫在最后

以上，是甄云科技多年來通過對連鎖零售行業眾多客戶案例的實踐探索及剖析，歸納總結的干貨分享，希望對連鎖零售企業將要或者正在進行數字化轉型的企業提供一些參考。