新競爭環(huán)境下的書店采購管理(二)
來源：
聯(lián)商網(wǎng)
2004-04-09 14:29
信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)集約化經(jīng)營的先決條件之一，信息標(biāo)準(zhǔn)化管理有利于增強(qiáng)發(fā)行集團(tuán)核心競爭力。
2003年，云南新華書店集團(tuán)有限公司領(lǐng)導(dǎo)在組織研討連鎖經(jīng)營的進(jìn)程中，充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對實(shí)現(xiàn)集約化經(jīng)營的重要性。經(jīng)過認(rèn)真考察和篩選，最后與深圳巴顏喀拉出版在線有限公司簽訂了開發(fā)商務(wù)信息管理系統(tǒng)的技術(shù)合同。新系統(tǒng)將首先應(yīng)用于集團(tuán)公司和其參、控股公司，計(jì)劃于2004年底實(shí)現(xiàn)省內(nèi)信息網(wǎng)絡(luò)化。目前，已經(jīng)完成了圖書分類代碼和供銷商代碼的設(shè)置，制訂了系統(tǒng)維護(hù)制度和安全管理制度，昆明地區(qū)從事圖書、音像批發(fā)業(yè)務(wù)的兩家公司和昆明書城、新華圖書城兩個(gè)零售大賣場已經(jīng)搭建了統(tǒng)一的信息平臺(tái)。營銷人員普遍感受到新系統(tǒng)優(yōu)化了工作流程，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享提高了勞動(dòng)效率，檢測工作質(zhì)量的方法科學(xué)簡便。
充分利用外部信息資源，對采購業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行分析指導(dǎo)、檢查監(jiān)督、考核評價(jià)。
出版信息采集
對出版信息的采集主要通過參加以供應(yīng)商為主體的各種訂貨會(huì)、研討會(huì)和宣傳促銷活動(dòng)，以及征訂書目或各種媒體推薦書目等多種渠道獲得。
《中國圖書商報(bào)》第992期(2002年1月8日)刊登的'2002年中國書業(yè)十大展望”、“世界出版業(yè)十大前瞻”等資料我們收藏的目的除了對信息內(nèi)容感興趣，重要的意義還在于學(xué)到了對信息資料進(jìn)行歸納整理的方法。
2003年6月，云南新華書店圖書有限公司與《中國圖書商報(bào)》簽訂了協(xié)議，公司企管部的同志按期將《導(dǎo)購周刊》分發(fā)到昆明、大理、玉溪、曲靖、紅河等8個(gè)賣場，受到當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)人員和讀者的好評。
市場動(dòng)態(tài)分析
通過對業(yè)內(nèi)各種報(bào)刊上發(fā)布的銷售排行榜和有關(guān)市場銷售情況的調(diào)查報(bào)告等資料進(jìn)行加工整理，及時(shí)了解某個(gè)時(shí)期讀者對圖書暢銷品種的需求度或圖書銷售市場的走勢。
2002年6月，云南新華大廈有限公司與北京開卷圖書市場研究所簽訂了協(xié)議。公司的信息分析員每月收到該所編發(fā)的“全國圖書零售市場新書銷量排行榜”后，都要調(diào)出新華圖書城BIMS系統(tǒng)內(nèi)存數(shù)據(jù)，按類編制暢銷書排行榜對比表，報(bào)送公司企管部。
為了使對比表反映的信息更具有現(xiàn)實(shí)作用，書城的排名月份與開卷提供的排名月份存在一個(gè)月的差異，假定開卷提供的是10~11月排名，書城則以11~12月排名進(jìn)行對比。另外對比表的內(nèi)容還包括書城實(shí)際銷量、連續(xù)上榜月數(shù)、累計(jì)上榜月數(shù)、榜上最好名次和當(dāng)前庫存等信息數(shù)據(jù)。這些資料使我們對列入全國新書排行榜上的每個(gè)品種在新華圖書城是否入榜、進(jìn)貨、銷售及庫存量一目了然。
考核評價(jià)依據(jù)
利用北京開卷圖書市場研究所按月編發(fā)的“全國圖書銷售市場簡要分析報(bào)告”等資料做出的對比分析，使我們對采購業(yè)務(wù)質(zhì)量的考評更具有公允性，如暢銷品種進(jìn)貨率、市場需求滿足率等。
2002年下半年，在第一次收到開卷提供的信息資料時(shí)，是我親自做的對比分析。結(jié)果出來后，新華圖書城每一類暢銷書的實(shí)際采購品種均在5種以下。但是到了2003年末，我們基本做到了與開卷提供的信息同步。
采購人員要掌握的三項(xiàng)技能
近些年來，國家新聞出版總署始終堅(jiān)持把培養(yǎng)和造就高素質(zhì)出版發(fā)行人才列入每年的工作計(jì)劃，云南省新聞出版局和發(fā)行協(xié)會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)層十分重視發(fā)行業(yè)務(wù)人員的上崗資格認(rèn)證工作，云南省新華書店系統(tǒng)報(bào)名參加培訓(xùn)考核的員工積極踴躍。
2003年，我們對圖書采購、銷售業(yè)務(wù)人員的基本要求是了解企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)，掌握商務(wù)運(yùn)作要領(lǐng)，既要提高群體協(xié)作意識(shí)，又要充分發(fā)揮個(gè)人智慧，在有效的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制作用下，努力爭創(chuàng)“業(yè)績第一人”。同時(shí)，我們通過計(jì)劃審定、財(cái)務(wù)分析等會(huì)議形式和總結(jié)表彰活動(dòng)使業(yè)務(wù)人員更多地了解貨款結(jié)算業(yè)務(wù)與社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益的內(nèi)在關(guān)系，提高對應(yīng)付款結(jié)算業(yè)務(wù)反映企業(yè)信用程度、應(yīng)收款結(jié)算業(yè)務(wù)反映銷售實(shí)硯水平的認(rèn)知度。
為了提高采購人員的綜合素質(zhì)，一年來，我們把教培重點(diǎn)放在增強(qiáng)分析判斷能力、計(jì)劃調(diào)控能力和營銷策劃能力三個(gè)方面。
分析判斷能力
對客觀事物作出準(zhǔn)確的分析判斷，有利于澄清模糊思想，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，找到工作目標(biāo)或努力方向。在工作實(shí)踐中，要求業(yè)務(wù)人員通過運(yùn)用科學(xué)的分析方法，基本掌握上、下游協(xié)作單位的經(jīng)營管理模式和市場競爭實(shí)力；基本掌握區(qū)域性銷售市場對圖書品類的共性需求，多方面了解會(huì)員讀者的個(gè)性需求；基本掌握圖書交易市場單品種或多量品種的盈虧臨界點(diǎn)，在業(yè)務(wù)洽談活動(dòng)中把握好“講原則、會(huì)變通”的尺度： ：
2003年，圖書公司經(jīng)營管理層為了對云南省圖書銷售業(yè)態(tài)做到心中有數(shù)，企管部通過市場調(diào)查和重點(diǎn)走訪，編制了“昆明市集個(gè)體書店基本情況表”和“新聞路圖書批發(fā)市場業(yè)務(wù)調(diào)查統(tǒng)計(jì)表”，從而看清了我們的優(yōu)勢和劣勢、差距與不足；公司批銷中心分管采購部的副經(jīng)理針對市州公司反映的進(jìn)貨品種少的問題，以“批銷中心一般圖書品種分析”為題，對采購品種不能滿足市場需求的主客觀因素做了分析說明；根據(jù)總經(jīng)理室的要求，按版類劃分的采購主管對總代理業(yè)務(wù)、存貨管理和熱銷品種進(jìn)行專題分析，如'工具書區(qū)域代理的可行性分析”、“法律單行本備貨與賣場需求探討”、“南韓作品市場潛力探討”等。
計(jì)劃調(diào)控能力
計(jì)劃與調(diào)控貫穿于整個(gè)經(jīng)營周期，必須做到事前有計(jì)劃，事中有控制，事后有考評。圖書公司總經(jīng)理室對批銷中心的工作要求是年初編報(bào)購銷計(jì)劃書；按月編報(bào)“購進(jìn)圖書分類統(tǒng)計(jì)表”和“發(fā)貨統(tǒng)計(jì)表”；年末編報(bào)“采購計(jì)劃完成情況分析表”、“賣場銷售對比分析表”和“圖書品種購?fù)饲闆r匯總表”。
營銷策劃能力
要求采購人員在選購圖書時(shí)，分銷圖書的計(jì)劃就已在心中基本形成；宣傳促銷活動(dòng)不能流于形式，要有具體實(shí)施方案，活動(dòng)結(jié)束后要對其效果進(jìn)行考核評價(jià)。
2003年，圖書公司采購人員在題為“圖書宣傳——走在營銷的外延”的文章中，闡述了“圖書宣傳是聯(lián)系讀者和圖書出版單位的橋梁，是把圖書推向市場的重要手段”的觀點(diǎn)；科技類圖書采購主管以“激活讀者的潛在需求，為圖書提供廣闊的市場空間”作為開展活動(dòng)的目的，并在展銷活動(dòng)結(jié)束后，向批銷中心經(jīng)理遞交了“科技類圖書展銷活動(dòng)實(shí)效分析”的書面報(bào)告。
對供應(yīng)商實(shí)行動(dòng)態(tài)管理
業(yè)務(wù)協(xié)作原則
在與供應(yīng)商的業(yè)務(wù)交往中，我們堅(jiān)持從發(fā)展出版事業(yè)的整體利益出發(fā)，恪守平等互利、動(dòng)態(tài)考核、效率優(yōu)先、保障雙贏的協(xié)作原則，基本做到了講信譽(yù)、重實(shí)效。
考評管理方式
2003年，圖書公司通過對出版信息分析和市場銷售業(yè)績考核，同時(shí)兼顧到出版集團(tuán)經(jīng)營規(guī)模和維護(hù)股東權(quán)益，經(jīng)過認(rèn)真篩選，保留了507家供應(yīng)商的購銷協(xié)作關(guān)系，并實(shí)行三級管理制，其中一級90家(18％)、二級112家(22％)。采購部門編制的一、二級供應(yīng)商年度采購計(jì)劃書的內(nèi)容包括供應(yīng)商代碼及出書重點(diǎn)，以及采購品種量、進(jìn)貨額、平均進(jìn)貨折扣、銷售額、退貨率等指標(biāo)。
一、二級供應(yīng)商作為圖書公司主要采購對象，我們在改進(jìn)購銷方式、增加品種和數(shù)量、加大宣傳促銷力度、降低退貨率和貨款結(jié)算等方面給予政策傾斜。
采取“經(jīng)銷包退”購銷方式，圖書公司的采購原則是品種多、數(shù)量少、退要勤、換要快。
發(fā)展連鎖經(jīng)營思路確定后，我們將圖書采購原則調(diào)整為目標(biāo)明確、重點(diǎn)清晰、進(jìn)镕適度、成本控制、營銷有道、退換有序。
目標(biāo)明確
即對同類品種的采購對象一般按照級次選擇供應(yīng)商。
重點(diǎn)清晰
買斷包銷品種是實(shí)施品牌戰(zhàn)略、做大市場的手段之一。凡是供應(yīng)商重視的事，我們就不能忽視。2003年，對出版社主辦的重點(diǎn)出版物推薦活動(dòng)，圖書公司都是派副總經(jīng)理或批銷中心經(jīng)理前往，業(yè)務(wù)洽談大都取得了圓滿效果。
根據(jù)品類需求計(jì)劃采購，采購計(jì)劃自下而上，按季度編制。
為新建、改擴(kuò)建門店的集中備貨，采購部門基本做到了實(shí)地考察后制作專項(xiàng)采購方案。
特殊用途的采購品種盡量滿足需求，如機(jī)關(guān)院校圖書館裝備、省市區(qū)政府采購招標(biāo)項(xiàng)目、書市展銷活動(dòng)等。
進(jìn)銷適度通過對業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的科學(xué)管理和數(shù)據(jù)優(yōu)化，實(shí)行總量控制。從2004年開始，我們將對連鎖經(jīng)營門店經(jīng)營面積、品類格局、存量資產(chǎn)建立數(shù)據(jù)檔案，并通過業(yè)務(wù)跟蹤，實(shí)現(xiàn)以銷定進(jìn)，約當(dāng)備貨。
成本控制即以年度財(cái)務(wù)收支預(yù)算作為經(jīng)營活動(dòng)的計(jì)劃目標(biāo)，通過正確運(yùn)用量本利控制方法，擴(kuò)大收人，降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。
營銷有道
加大宣傳力度。如多媒體宣傳、門店布局、統(tǒng)一制作宣傳品。從2003年開始，圖書公司對云南省新華書店系統(tǒng)新建、改擴(kuò)建門店實(shí)行了撥付開業(yè)宣傳費(fèi)的辦法，按照經(jīng)營面積確定了付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：200平方米~3000平方米，費(fèi)用1000元~10000元不等，高于3000平方米，每增加1000平方米，標(biāo)準(zhǔn)提高2000元。
組織促銷活動(dòng)。形式分為聯(lián)合促銷或獨(dú)立運(yùn)作、定期或不定期、專題或綜合等。
采購渠道暢通。根據(jù)體制特點(diǎn)和有利于企業(yè)競爭與發(fā)展，圖書公司與市州公司之間采取統(tǒng)進(jìn)分銷與限制采購兩種方式并用，同時(shí)建立了“同一品種不允許多渠道進(jìn)貨”的規(guī)則。
供貨責(zé)任清晰。明確了首批新書配發(fā)責(zé)任在采購部門，請配供貨責(zé)任在銷售部門。
供貨方式靈活。把對主配、請配、新書確認(rèn)、二級分發(fā)或門對門服務(wù)等方面的選擇權(quán)交給了市州公司。
退換有序針對退貨問題，提出進(jìn)退同路、遵章有序、整零歸集、方便供方的基本原則。隨著市場經(jīng)濟(jì)的逐步完善，建立起一套切實(shí)可行的退貨機(jī)制。
當(dāng)前，影響國內(nèi)圖書采購業(yè)務(wù)正常開展的因素較多，如全國出版信息資源沒有得到充分的開發(fā)和利用，供銷雙方差異化經(jīng)營帶來的深層問題沒有得到普遍關(guān)注和及時(shí)解決，在客觀上影響了出版物流通市場秩序和企業(yè)個(gè)性
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